E' consigliabile rispondere via e-mail entro due o tre giorni al massimo. Al di là di questo termine vi assicuro che sarete in ritardo. Prima di andare oltre con questo articolo ecco, allora, qualche suggerimento per chi ha poco tempo e non dispone di nessun programma in particolare (tipo Pocomail) che abbatte notevolmente i tempi di risposta senza darvi noie.

Procediamo…

Una volta ricevuta e letta la posta del giorno impostate delle priorità in base alle quali stabilirete a chi rispondere prima e chi dopo. Successivamente leggete tutte le mail verificando quali sono quelle alle quali potete rispondere subito. Quelle che richiedono una risposta più lunga possono comunque ricevere un "cenno" da parte vostra. Avvertirete di aver letto tutto e che risponderete al più presto, magari indicate anche quando.

In questo modo avrete risposto subito dimostrando di essere puntuali con il vostro contatto (fondamentale negli affari…) e potrete impostare con calma la mail di risposta con i contenuti richiesti.

I contenuti. A prescindere dall'argomento che tratterete vi consiglio:
1. inserite la vostra firma con tutti i contatti in fondo alla mail. In questo modo sarete facilmente rintracciabili.
2. Nel testo della mail indicate il vostro numero di telefono di contatto o altro con orario (se possibile) per agevolare l'incontro tra voi ed il destinatario della mail.
3. Netiquette. Siate cortesi evitando grassetto o altro. Sconsiglio, per inciso, di usare anche il corsivo poiché tende a leggersi male sul monitor.
4. Gentile Sig. Rossi Mario…. Meglio indicare nome e cognome evitando un generico "Salve" che potrebbe essere inteso come l'invio di un'e-mail di spam.
5. Oggetto. Inserite sempre un oggetto. Molti cancellano le mail senza oggetto poiché le ritengono "spam". Attenzione alle sviste che vi potrebbero danneggiare.
6. Idee e proposte? A mio avviso bisognerebbe sempre proporre qualcosa poiché, non si sa mai, da cosa nasce cosa. Tutto a vantaggio del business che gestiamo in Rete. Siate sempre propositivi.

Se non la pensate come me o avete qualcosa da aggiungere a questo articolo non esitate a contattarmi tramite uno dei miei contatti indicati nel sito nel quale dove avete letto questo approfondimento.